{"id":5564,"date":"2017-11-12T16:48:32","date_gmt":"2017-11-12T15:48:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.evely.com\/blog\/?p=5564"},"modified":"2025-10-01T17:50:51","modified_gmt":"2025-10-01T15:50:51","slug":"firmenevent-planen-checkliste","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.evely.com\/blog\/kunden\/party-planen\/firmenevent-planen-checkliste","title":{"rendered":"Ein unvergessliches Firmenevent planen – Checkliste mit 6 Must-Do-Tipps"},"content":{"rendered":"

In Zeiten von Feel-Good-Management und Work-Life-Balance spielt ein Part in der modernen Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle: das Firmenevent. Es gibt kaum eine bessere M\u00f6glichkeit f\u00fcr Mitarbeiter, die Kollegen au\u00dferhalb der Arbeit in ungezwungenem Rahmen n\u00e4her kennenzulernen. Wer im Unternehmen f\u00fcr das interne Eventmanagement verantwortlich ist, hat dabei die spannende Aufgabe, abwechslungsreiche Firmenevents zu organisieren, bei denen alle Kollegen Spa\u00df haben und an die sie gerne zur\u00fcckdenken. Gerade bei einer gro\u00dfen Firmenfeier kommt dabei einiges an Organisation und Arbeit zusammen. Um ein Firmenevent planen<\/a> zu k\u00f6nnen, ist eine Checkliste \u00e4u\u00dferst hilfreich.<\/p>\n

In diesem Artikel erfahrt ihr, welche 6 Punkte auf eurer Checkliste f\u00fcr die Firmenfeier auf keinen Fall fehlen d\u00fcrfen, und wie ihr die einzelnen Punkte so organisiert, dass das Firmenevent zum absoluten Erfolg bei den Kollegen wird.<\/p>\n

Firmenevent planen \u2013 dank Checkliste gar nicht so schwer<\/h2>\n

Die wichtigsten Punkte, an denen ich mich als Verantwortliche f\u00fcr das interne Eventmanagement bisher bei jeder einzelnen Organisation einer Firmenfeier orientiert habe, sind:<\/p>\n

    \n
  1. Erstellung Jahresplan f\u00fcr die Firmenevents<\/li>\n
  2. fr\u00fchzeitige Location- und Terminfindung<\/li>\n
  3. Einladung und Teilnehmerliste<\/li>\n
  4. Ausarbeitung Programmpunkte<\/li>\n
  5. Zusammenstellung Details f\u00fcr die Teilnehmer<\/li>\n
  6. Kostenplan<\/li>\n<\/ol>\n

    Im Folgenden lest ihr, was ihr bei den einzelnen Punkten beachten m\u00fcsst, damit bei der Firmenfeier nichts schiefgeht und alle Kollegen auf ihre Kosten kommen.<\/p>\n

    1. Aller Anfang ist der Eventplan<\/h2>\n

    Am Anfang eines Eventjahres steht in der Regel die Jahres- und Budgetplanung.<\/strong> Im Idealfall wird von der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung ein bestimmter Betrag freigegeben, der dann f\u00fcr das Organisieren von Firmenevents zur Verf\u00fcgung steht. Im Rahmen dieses Gesamtbudgets k\u00f6nnt ihr nun kleinere und gr\u00f6\u00dfere Firmenevents planen. Hierbei solltet ihr auf eine gute Mischung aus Action, Kultur, Spiel & Spa\u00df und Party<\/strong> achten, damit f\u00fcr jeden Mitarbeiter etwas dabei ist.<\/p>\n

    Kleinere Firmenevents<\/strong> k\u00f6nnen z. B. LaserTag<\/a>, Bubble Ball<\/a>, eine besonders ausgefallene Stadtf\u00fchrung<\/a>, eine B\u00fcoparty oder aber ein Spieleabend sein. Unter gro\u00dfe Firmenvents<\/strong> fallen wegen des wesentlich h\u00f6heren Organisationsaufwandes z. B. die klassische Firmenweihnachtsfeier<\/a> oder ein Firmenjubil\u00e4um. Die Events sollten gleichm\u00e4\u00dfig \u00fcber das Jahr verteilt sein, damit zwischendurch keine monatelange Durststrecke entsteht, w\u00e4hrend sich in bestimmten Monaten alles knubbelt und dadurch ein \u00dcberangebot entsteht.<\/p>\n

    2. Der fr\u00fche Vogel f\u00e4ngt das Event<\/h2>\n

    Steht nun ein gro\u00dfes Firmenevent wie z. B. die Weihnachtsfeier oder ein Firmenjubil\u00e4um auf dem Plan, sollte fr\u00fchzeitig nach einem Termin und einer geeigneten Location gesucht<\/strong> werden und zwar nach dem Motto: Je fr\u00fcher, desto besser! M\u00f6chtet ihr z. B. f\u00fcr die Vorweihnachtszeit eine Firmenfeier organisieren, solltet ihr sp\u00e4testens im Sommer die Location und ggf. Hotels anfragen (falls ausw\u00e4rtige G\u00e4ste erwartet werden)!<\/p>\n

    Anreise und ggfs. Hotel organisieren<\/h3>\n

    Bei der Auswahl der Location solltet ihr darauf achten, dass diese an den \u00d6PNV angeschlossen<\/strong> ist, damit sich die Heimreise der Kollegen nicht allzu schwierig gestaltet und nicht immense Taxikosten anfallen. Sollten Kollegen aus anderen Standorten teilnehmen, sollte das Hotel der G\u00e4ste nicht allzu weit von der Location<\/strong> entfernt liegen. Ist die Location dennoch eher abgeschieden gelegen, solltet ihr \u00fcber  die Organisation eines Shuttle-Busses<\/strong> nachdenken. Dieser hat allerdings den Nachteil, dass die G\u00e4ste die Feier nur zu bestimmten Zeiten verlassen k\u00f6nnen und nicht dann, wenn sie eigentlich m\u00f6chten.<\/p>\n

    3. Die Sache mit der Neugier<\/h2>\n

    Wenn Termin und Location feststehen und gebucht wurden, sollte zwecks Eruierung der Teilnehmerzahl die Einladung der Kollegen<\/strong> erfolgen. Am einfachsten geht dies per E-Mail. Ich selbst handhabe es gerne so, dass ich in der Einladung f\u00fcr eine gro\u00dfe Betriebsfeier die Kollegen durch Nennung der Eckpunkte neugierig mache,<\/strong> die Location und das Programm an sich aber eine \u00dcberraschung bleiben. Das tr\u00e4gt zu regem Austausch unter den Kollegen bei, da flei\u00dfig ger\u00e4tselt wird, wo es denn hingehen k\u00f6nnte.<\/p>\n

    Teilnahme \u00fcber Online-Tool abfragen<\/h3>\n

    Via Link zu einer Online-Umfrage (z. B. doodle<\/a>) k\u00f6nnen die Kollegen ganz einfach ihre Teilnahme zu- oder absagen<\/strong> und ihr selbst k\u00f6nnt dadurch jederzeit den aktuellen Stand einsehen. Des Weiteren k\u00f6nnt ihr aus diesem Online-Formular mit wenigen Klicks im Anschluss an die Firmenfeier die aus steuerlichen Gr\u00fcnden f\u00fcr die Buchhaltung notwendige Teilnehmerliste erstellen.<\/p>\n

    Hilfe durch Kollegen und Fotos vom Firmenevent<\/h3>\n

    Anhand der Teilnehmerliste k\u00f6nnt ihr auch schauen, wen der Kollegen ihr evtl. um Hilfe vor Ort bitten<\/strong> k\u00f6nnt. Solltet ihr selbst nicht am Event teilnehmen k\u00f6nnen, ist es immer gut, einen oder zwei  Kollegen vorab einzuweisen, so dass jemand Bescheid wei\u00df, falls an besagtem Tag bzw. Abend der Betriebsfeier etwas bzgl. der Organisation entschieden werden muss. Auch macht es Sinn, einige bei der Firmenfeier anwesende Kollegen zu bitten, Fotos zu schie\u00dfen,<\/strong> damit das Firmenevent allen in sch\u00f6ner Erinnerung bleibt. Alternativ k\u00f6nnt ihr auch eine Fotobox mieten<\/a>, in der die Kollegen \u00fcber den ganzen Abend verteilt gemeinsam Fotos machen lassen k\u00f6nnen – das sorgt garantiert f\u00fcr gute Unterhaltung und sch\u00f6ne Schnappsch\u00fcsse.<\/p>\n

    4. Was geht ab?<\/h2>\n

    F\u00fcr das Planen einer gro\u00dfen Betriebsfeier ist es wichtig, sich dar\u00fcber im Klaren zu sein, welche Programmpunkte<\/strong> die Firmenfeier beinhalten soll. Ganz klassisch sind hierbei der Sektempfang,<\/strong> die Rede der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung<\/strong> mit anschlie\u00dfender Er\u00f6ffung des Buffets<\/strong> sowie die Party<\/strong> danach. Punkte, die ihr ebenfalls unbedingt vorab kl\u00e4ren solltet:<\/p>\n